📩 MAILE. TEMAT RZEKA. A TWOJA SKRZYNKA TO JUŻ OCEAN. 🌊💻😱
Rano: 32 maile.
Po południu: 68.
Wieczorem: 103 i ciągle rośnie… A Ty nawet nie odpisałeś jeszcze na tego z wczoraj. 😵💫
Brzmi znajomo?
Jeśli Twoja skrzynka mailowa wygląda jak szuflada na paragony z 2011 roku – czyli pełna, chaotyczna i trochę straszna – to ten post jest dla Ciebie. 💥
🔍 Czemu te maile tak się mnożą?
Bo każdy coś chce. A to faktura, a to zapytanie, a to potwierdzenie, a to „czy mogę dostać jeszcze raz tego maila z marca?”.
📫 Skrzynka staje się polem bitwy.
Ale spokojnie. Pokażemy Ci, jak z chaosu zrobić maile zen. 🧘♂️📬
💡 1. USTAW ZASADY GRY – CZYLI FILTRY I FOLDERKI
Zacznij od… porządku.
Stwórz foldery:
✅ Klienci
✅ Urzędy
✅ Do odpowiedzi
✅ Zarchiwizowane
✅ Nie czytać po 16:00 😅
Potem – filtry:
📌 Niech automatycznie wrzuca maile z ZUS-u do folderu „Do przeczytania z herbatą z melisą”.
📌 Niech klient X zawsze trafia do klienta X (i tylko tam).
Maile lubią rutynę. Ty też ją polubisz.
⏰ 2. NIE SPRAWDZAJ MAILI NON STOP
Tak, to kuszące. Dźwięk powiadomienia… 💬
Ale każde „tylko rzucę okiem” kończy się 40 minutami analizy załącznika i poczucia winy.
🔒 Ustal 3–4 pory dziennie, kiedy siadasz do maila. Reszta czasu? Praca.
Twoja produktywność powie: dziękuję! 🙌
✋ 3. NIE MUSISZ ODPOWIADAĆ NA WSZYSTKO OD RAZU
Wiem, wiem – sumienie księgowego jest silne. Ale nie jesteś automat.
💌 Odpowiadaj z głową.
Jeśli coś wymaga czasu – odpisz:
„Dziękuję za wiadomość, wrócę z odpowiedzią jutro do końca dnia.” I już! Zero stresu, a klient wie, że czekanie to nie ignor.
🔁 4. UŻYWAJ SZABLONÓW (I NIE MĘCZ SIĘ ZA KAŻDYM RAZEM)
Jeśli 14. raz tego dnia piszesz:
„Dzień dobry, w załączeniu przesyłam fakturę za usługę X…” to… czas zrobić szablon! 📄✨
Outlook, Gmail – wszystko ma szybkie odpowiedzi, wzory, gotowce.
Po co pisać to samo sto razy?
🗑️ 5. BEZ LITOŚCI DLA ŚMIECI
Jeśli mail zawiera:
🚫 „najnowszy webinar o księgowym rozwoju duchowym”
🚫 „super kalkulator do wyceny kosztów zakupu koali”
🚫 „czy chcesz więcej klientów bez pracy?”
To… usuń. Odsubskrybuj. Niech idą do spamu, gdzie ich miejsce.
Twoja skrzynka to biuro, nie śmietnik. 🧹📤
💎 6. NA KONIEC DNIA – INBOX ZERO (ALBO PRZYNAJMNIEJ INBOX ZNOŚNIE)
Nie musisz wyczyścić wszystkiego. Ale możesz:
✅ przejrzeć
✅ uporządkować
✅ zaznaczyć, co do jutra
✅ zostawić tylko to, co ważne
📦 To jak zrobienie porządku na biurku – nic tak nie uspokaja jak skrzynka, która nie krzyczy CAPS LOCKIEM.
🎁 BONUS – 3 ZŁOTE ZASADY KSIĘGOWEGO MAJLA
📍Krótko, rzeczowo, ale z kulturą.
📍Nie wysyłaj maila w emocjach – odłóż go na 15 minut, potem wróć.
📍Nigdy, przenigdy nie klikaj „Odpowiedz wszystkim” bez przemyślenia. 😅
💬 A Ty – jak sobie radzisz z lawiną maili?
Masz swoje triki? Chcesz się pożalić?
Napisz w komentarzu – może wspólnie stworzymy Manifest Księgowego Porządku Mailowego! 💪📬
