🚨 Awaria KSeF – jak postępować i nie narazić firmy na problemy?
Od 1 lutego 2026 r. obowiązują przepisy art. 106ng ustawy o VAT, które określają dokładne zasady postępowania w przypadku całkowitej awarii Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć taka sytuacja ma charakter wyjątkowy, każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak wtedy działać, aby zachować płynność rozliczeń i uniknąć błędów podatkowych. Sprawdź najważniejsze zasady 👇
🔍 1️⃣ Potwierdzenie awarii systemu
Informacja o całkowitej awarii KSeF nie pojawia się przypadkowo. Zawsze jest oficjalnie ogłaszana przez Ministra Finansów – w mediach oraz w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).
⚠️ Warto pamiętać, że ten tryb uruchamiany jest tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy zagrożona jest infrastruktura państwowa lub funkcjonowanie systemów informatycznych administracji publicznej.
🧾 2️⃣ Wystawianie faktur poza systemem KSeF
Jeśli zostanie ogłoszona całkowita awaria, przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza systemem KSeF. W praktyce oznacza to, że można:
✔️ wystawić fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (np. plik PDF),
✔️ wpisać rzeczywistą datę wystawienia dokumentu,
✔️ zadbać o wszystkie wymagane elementy określone w art. 106e ustawy o VAT,
❌ nie trzeba umieszczać kodu QR, który standardowo pojawia się przy fakturach z KSeF.
✏️ 3️⃣ Korekta faktury w czasie awarii
Jeżeli w tym okresie konieczne będzie wystawienie faktury korygującej, również przygotowuje się ją poza systemem KSeF, stosując standardowe zasady wystawiania dokumentów księgowych.
📤 4️⃣ Przekazanie dokumentu kontrahentowi
Wystawioną fakturę można przekazać nabywcy w dowolny uzgodniony sposób, np.:
📧 e-mailem
📬 pocztą tradycyjną
🤝 osobiście
📁 lub innym ustalonym kanałem komunikacji
W takim przypadku data faktycznego przekazania dokumentu jest uznawana za datę otrzymania faktury przez kontrahenta.
✅ 5️⃣ Co po usunięciu awarii?
To bardzo ważna informacja dla przedsiębiorców:
📌 faktur wystawionych w czasie całkowitej awarii nie trzeba później przesyłać do KSeF.
Dokumenty te pozostają ważne i skuteczne podatkowo, a ich rozliczenie odbywa się na zasadach ogólnych.
📊 Zmiany w przepisach i nowe obowiązki związane z KSeF mogą budzić wiele wątpliwości. Dlatego warto mieć obok siebie specjalistów, którzy na bieżąco monitorują przepisy i dbają o prawidłowe rozliczenia Twojej firmy.
🤝 Potrzebujesz wsparcia w księgowości lub przygotowaniu firmy do KSeF?
Nasze biuro rachunkowe pomoże Ci bezpiecznie przejść przez zmiany w przepisach, uporządkować dokumentację i zadbać o poprawność rozliczeń podatkowych.
📩 Skontaktuj się z nami – chętnie odpowiemy na pytania i pokażemy, jak możemy wesprzeć Twój biznes.
